Quand l’urgence pousse à mal recruter

Un départ imprévu, un pic d’activité, un nouveau client à servir dès la semaine prochaine, une équipe à bout de souffle… Dans un monde parfait, un recrutement se décide plusieurs mois en amont et cela se passe dans un climat apaisé. Mais en réalité, dans beaucoup d’organisations, le recrutement n’arrive pas au bon moment : il arrive quand ça brûle. Et de la même manière qu’il est compliqué de placer un détecteur de fumée alors qu’un incendie est déjà déclaré, dans ces moments-là, l’objectif change : on ne cherche plus la bonne personne, on cherche quelqu’un de disponible. Cela amène une série de décisions rapides, émotionnelles et parfois incohérentes qui finissent par coûter cher. Un recrutement raté peut ainsi représenter des dizaines de milliers d’euros, voire davantage, selon le poste et le contexte (source : cci).

Il ne s’agit pas ici de dénoncer l’urgence qui n’est pas le problème en soi. Elle fait en effet partie de la vie réelle des entreprises. Le problème, c’est ce qu’elle fait au processus de décision.

Pourquoi l’urgence déforme la décision de recrutement

La principale raison est que lorsque l’on recrute dans l’urgence, on a tendance à opter pour la solution la plus facile (source pixid). Notre esprit est pris dans un tunnel, on est tellement obsédé à l’idée de remplir le vide que l’on en vient à négliger ou raccourcir certaines étapes. On simplifie les critères, on se contente d’un profil moyen. La pression pousse ainsi à accélérer, parfois au détriment de la qualité d’évaluation.

https://www.pixid.fr/blog/recrutement-en-urgence

La seconde raison est que l’urgence renforce les biais cognitifs. Sous stress, on est particulièrement sujet à différents phénomènes :

• effet de halo : une caractéristique positive (diplôme, aisance, …) colore tout le reste 
• biais de confirmation : on cherche des éléments qui confirment une première impression car on ne peut pas se permettre de passer du temps avec des candidats qui ne remplissent pas les critères
• biais de similarité : on préfère les profils qui nous ressemblent, convaincus que leurs comportements seront les mêmes que les nôtres.
  

Si on manque de vigilance, alors ces biais peuvent réellement piéger l’évaluation (source cci Paris). 

Les symptômes typiques du recrutement sous pression

On reconnaît souvent un recrutement guidé par l’urgence à une combinaison de signaux faibles :

• un besoin mal défini. On part d’un CV trouvé vite au lieu de prendre le temps d’étudier le besoin réel : objectifs, contraintes, compétences indispensables, critères rédhibitoires.
• Un entretien non structuré en mode conversation en lieu et place d’une évaluation. L’entretien non structuré est facile à mener car cela ne nécessite pas de préparation particulière. Il favorise toutefois le feeling, et donc les biais. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de structurer l’évaluation (grille, critères, questions comparables) (source lecoledurecrutement.fr).
• Des étapes sautées. Par manque de temps, on ne procède pas à un test de mise en situation, pas de prise de références, pas de double regard (manager + RH), pas de validation des critères clés. Or, tous ces outils permettent de limiter les erreurs.
• Une mise en avant excessive du poste. Pour être certain d’occuper le poste, il est normal de le survendre. Mais dès les premières semaines, le candidat se rend compte de l’illusion et peut avoir un sentiment de tromperie qui dégrade sa relation avec vous.

Ce que l’entreprise paie vraiment quand elle recrute mal

Recruter dans l’urgence pousse à avoir un employé qui n’est pas parfaitement adapté au poste. Il en résulte des conséquences directes : coût de diffusion d’annonce, temps RH et passé aux entretiens gaspillé, … Mais cela ne s’arrête pas là, comme l’indique welcome to the jungle. Les conséquences ne sont pas uniquement financières. Tout est affecté. On aboutit ainsi à une perte de productivité (temps de management, erreurs, ralentissements), une désorganisation (réaffectations, surcharge, tensions), une dégradation de la qualité (clients impactés, retours, SAV, incidents), un turnover (et donc un besoin supplémentaire de recrutement).

Comment sécuriser un recrutement… même quand on est pressé

Heureusement, recruter dans l’urgence ne veut pas dire que le candidat sera non adapté au poste. Il ne s’agit pas ici d’arrêter de recruter dans l’urgence mais d’instaurer un cadre qui permet de le faire sans nuire à la fiabilité du process. L’idée dans ce cas est d’accélérer le process, pas la décision. Vous pouvez aller vite si vous standardisez. Différents points peuvent donc être mis en place de manière automatique pour tous les recrutement :

• Clarifier le besoin
• Construire une grille d’évaluation pour objectiver la décision et réduire l’arbitraire.
• Passer à l’entretien structuré (mêmes questions clés pour tous, notation par critère, debrief factuel après l’entretien, …). Cela minimise les biais et rend l’évaluation comparable (source hellowork).
• Ajouter une mise en situation. C’est souvent l’étape ignorée dans l’urgence alors qu’elle est l’une des plus utiles. Elle permet en effet de juger le savoir-faire, pas seulement le discours.
• Instaurer des règles non négociables pour s’assurer de la qualité du process. Exemples : pas d’embauche sans mise en situation, pas d’embauche sans second avis, …

Par ailleurs, si vous n’avez pas le bon profil maintenant, il peut être moins risqué d’opter pour une solution alternative : renforcer temporairement via prestation / intérim / CDD, activer la mobilité interne, décaler un périmètre projet, … Cela peut sembler frustrant mais il est parfois plus économique que de prendre une décision précipitée.

Et évidemment, le meilleur moyen de ne pas faire d’erreur dans le recrutement dans l’urgence est d’arrêter de traiter dans l’urgence en traitant son origine. Cela évite de très nombreuses déconvenues largement évitables.

Conclusion

L’urgence pousse à mal recruter parce qu’elle pousse à simplifier là où il faudrait objectiver. Quand on est sous pression, on confond facilement vitesse et précipitation. Nous avons présenté succinctement quelques méthodes pour limiter l’impact.

Il existe une autre façon d’améliorer ses process : la formation. Chez W2F, nous avons plusieurs formations permettant d’acquérir les bases du recrutement, d’améliorer la gestion du temps, ou encore de gérer le stress. Alors si cela vous intéresse, contactez-nous via hello@w2f-formation.com